DOKIVO в n8n: от PDF-вложения до настоящего XLSX

Превратить разовый перенос PDF в повторяемый процесс

Письмо поставщика пришло в почту, вложение нужно превратить в таблицу и сохранить в рабочую папку. Сам конвертер решает только среднюю часть задачи. n8n помогает связать источник, обработку и место результата. В DOKIVO появился скачиваемый шаблон, который использует сохранённый сценарий спецификаций и возвращает настоящий XLSX в workflow.

Начальная проверенная цепочка выглядит так: один текстовый PDF → версия правил DOKIVO → ожидание обработки → скачивание Excel → ваш следующий узел. Для подключения не требуется отдельный пакет узлов DOKIVO: шаблон использует обычные HTTP Request n8n. Пароли от почты и диска остаются в вашей установке n8n; сервису обработки они не нужны.

Первый шаблон принят 28 октября 2026 года на n8n 2.45.4. Он рассчитан на один PDF за вызов и на табличные спецификации с текстовым слоем, без OCR. Из этой проверки не следует готовность любой CRM, облачного диска или другого обработчика: внешние аккаунты клиента нужно подключить и проверить отдельно.

Что подготовить в DOKIVO и n8n

Сначала проверьте правила на сайте. Когда образец извлекается нужным способом, сохраните сценарий и откройте «Подключения» в разделе сценариев. Выберите n8n, сохранённую версию и скачайте JSON. В экспорт не входит API-ключ, поэтому сам импорт шаблона ещё не даёт доступа к вашему аккаунту.

В n8n создайте credential типа Header Auth. Имя заголовка — Authorization, значение — Bearer и ваш API-ключ DOKIVO. Выберите этот credential в HTTP Request узлах шаблона. Не вставляйте ключ в адрес запроса, общую заметку, пример кода или сообщение коллеге: его назначение — защищённая настройка соединения.

В родительском workflow после получения PDF добавьте Execute Sub-workflow. Этот узел вызывает импортированную часть DOKIVO и ждёт её завершения. В принятом первом шаблоне исходный файл передаётся в binary.data; там же появляется скачанный результат. Преобразовывать PDF или XLSX в обычную текстовую строку JSON для следующего узла не нужно.

Для нескольких независимых PDF вызывающий узел может использовать режим Run once for each item. Это несколько отдельных обработок, а не обещание автоматически объединить их в одну книгу. Если нужна общая таблица нескольких спецификаций, сначала определите состав пакетного запуска через сайт или API и его лимиты.

Как шаблон ждёт результат и восстанавливает связь

Отправка файла создаёт задание, которое может сначала находиться в очереди. Шаблон сохраняет runId, проверяет статус методом GET и использует Wait, пока работа продолжается. Так дальнейший узел получает готовый файл, а не ответ «обработка началась». Длительное ожидание ограничено: первый шаблон не опрашивает API бесконечно.

Для одного намерения сохраняются idempotencyKey и requestCreatedAt. Если ответ на POST потерян, шаблон ищет уже созданный запуск по ключу. Неизвестный исход не превращается в автоматический новый POST. Это особенно полезно, когда сеть прервалась после приёма документа: повторная отправка с новым ключом могла бы создать лишнюю обработку.

Опрос ограничен десятью минутами и 120 ответами, всё выполнение — 660 секундами с учётом текущего запроса. Временная ошибка GET приводит к ожиданию и повтору чтения статуса. После остановки остаются данные намерения и запуска; их можно использовать для восстановления, вместо того чтобы заново оплачивать или запускать ту же работу.

Почему в шаблоне два выхода для полезного результата

Успешно прочитанная спецификация и частично извлечённый документ не должны идти в одну и ту же автоматическую ветку. Поэтому шаблон различает «Готовый файл — подключите сохранение» и «Исключения — отдельная проверка». Оба выхода могут содержать настоящий файл, но смысл дальнейшего действия разный.

Например, среди таблиц оказалось два подходящих прайс-листа и схема оборудования. В общую книгу попадут найденные строки, а неподходящий источник будет отмечен отдельно. Состояние needs_attention позволяет направить книгу сотруднику, который проверит исключения. Автоматическая запись всех сумм в закупочную систему здесь была бы преждевременной.

Получение байтов в n8n также не равно сохранению в вашей CRM. Следующий узел должен проверить ответ целевого сервиса. Для устойчивого повтора используйте идентификатор запуска как ключ записи, если целевая система поддерживает такую операцию. Простая проверка «такой строки пока нет» перед добавлением не защищает от двух одновременных выполнений.

Проверили именно скачанный JSON в настоящем n8n

В приёмке импортировали JSON, полученный кнопкой сайта, и сравнили его с генератором шаблона. В нём было двадцать узлов. Для изолированного запуска заменили только служебный идентификатор workflow, ссылки на тестовые credentials и обозначение тестового клиента. Схема обработки DOKIVO не подменялась другой ручной реализацией.

Два настоящих вызова Execute Sub-workflow с одним намерением вернули одинаковый runId и тот же XLSX размером 13 328 байт. Отдельное скачивание результата через API совпало с байтами, которые получил n8n. Поэтому проверена не только возможность разобрать JSON при импорте, но и полный путь до файла.

Шаблон получил отдельные серверные проверки, но тест генератора сам по себе не доказывает работу n8n. Настоящий прогон выполнялся в официальном n8n 2.45.4, в изолированном контейнере и режиме совместимости CLI. Режим публикации по умолчанию этой версии и установки других версий n8n этим прогоном не принимались.

Это граница доказательства, а не требование менять настройки вашей установки. Перед включением рабочего расписания импортируйте шаблон в своё окружение и проведите контрольный PDF до места хранения. Учебный результат должен открываться в Excel, а исключения — доходить до нужного человека, даже когда обычная ветка сохранения работает без участия оператора.

Первые пять проверок своего workflow

1. Проверьте вход. Файл существует в binary.data, имеет ожидаемое имя и действительно является текстовым PDF спецификации.
2. Проверьте версию. Импортированный шаблон обращается к правилам, которые вы проверили на сайте. Новая версия подключается явно.
3. Проверьте обе ветки. Возьмите подходящий образец и документ, который должен попасть в исключения; разные состояния не должны теряться в общем «успехе».
4. Сохраните намерение. При повторе целого родительского workflow передайте прежний dokivoIntent. Новый вызов без него считается новым намерением.
5. Доведите XLSX до своего хранилища. Временный результат DOKIVO нужно скачать вовремя, а успешность дальнейшей записи подтвердить ответом целевой системы.

Рабочие действия начинаются со сценариев DOKIVO. Если правила ещё требуют уточнения, вернитесь к PDF в Excel и сопоставлению исходных столбцов. Автоматизация полезна после проверки способа извлечения, а не вместо неё.

Частые вопросы