Выберите таблицу в образце, задайте нужные столбцы и примените схему к следующей партии. Получите Excel для расчётов, а вместе с ним — источники и список замечаний.
Учебная партия. Документ с другими заголовками выделен отдельно.Учебный пример · свои файлы не нужны
Один образец. Следующая партия — по вашим правилам.
Пройдите путь от таблицы в PDF до общей книги Excel. Все четыре шага видны на странице; попробуйте элементы внутри каждого макета, чтобы понять, что именно делает DOKIVO.
1Образец
Покажите, какая таблица нужна
Добавьте PDF и нажмите «Прочитать образец». Когда DOKIVO покажет найденные таблицы, выберите товарные позиции. Проверьте заголовки и первые строки: именно эта структура станет основой сценария для следующих документов.
В примере нажмите на одну из двух таблиц.
Выбрана таблица товаров
Четыре исходных столбца: наименование, артикул, количество и цена. Эту схему используем в следующих шагах.
Для скана включите OCR явно. Распознанные значения нужно сверить с оригиналом; один и тот же сценарий не исправляет ошибки распознавания.
PDFОбразец.pdf · страница 1
Спецификация к поставке
Товарные позиции и условия доставки находятся в разных таблицах.
2Сценарий
Настройте столбцы один раз
Переместите артикул в начало и выберите для него тип «Текст». Количество и цену оставьте в режиме «Авто». В рабочем инструменте нажмите «Сохранить сценарий»: следующую партию можно будет обработать с этим порядком и типами.
Схема «Поставки»Стрелки меняют порядок
1
НаименованиеНазвание из исходника
2
АртикулАвто: код с нулями остаётся текстом
3
КоличествоАвто: числа для расчётов
4
ЦенаАвто: числа для расчётов
→Порядок и типы
XLSXТак расположатся столбцы
Наименование
Артикул
Количество
Цена
Клапан
001742
12
490
Фильтр
1743
4
2 180,50
001742 Текст1743 Число
Режим «Авто» уже бережёт ведущие нули. Выберите «Текст», чтобы закрепить один тип для всех артикулов, включая коды без нулей.
001742 остаётся кодом товара, а 12 и 490 — числами для расчётов.
Сценарий сохраняется только в вашем браузере. Настройки можно скачать в JSON и перенести; документы и строки товаров в сценарий не входят.
В сценарий «Поставки» попадут только правила
Исходные заголовки
Наименование · Артикул · Количество · Цена
Порядок в результате
Наименование · Артикул · Количество · Цена
Тип артикула
Авто
Проверка повторов
Одинаковый артикул должен иметь одинаковую цену
OCR
Выключен; для скана включается явно
Файлы, строки и значения товаров сюда не записываются. Это иллюстрация состава настроек; кнопка не сохраняет данные в вашем браузере.
3Следующая партия
Совпавшие схемы — в работу. Остальные — на проверку.
Выберите сохранённый сценарий, добавьте новые PDF и нажмите «Проверить партию». DOKIVO сверит заголовки каждой таблицы с образцом. Здесь два документа подходят, а у третьего другая структура: он не попадает в общую таблицу.
Выберите документ, чтобы увидеть причину его результата.
!
Другой-формат.pdf: таблица не включена
Три заголовка отличаются от образца. DOKIVO не решает за вас, что «Код» означает «Артикул».
В сохранённой схемеНаименованиеАртикулКоличествоЦена
В выбранном PDFНазвание≠Код≠Шт.≠Цена=
Что делать дальше: открыть этот PDF отдельно, проверить его таблицу и создать для другого формата свой сценарий. Причина пропуска останется в листе «Исключения».
До 10 PDF в партииДо 20 МиБ каждый и до 100 МиБ суммарно. Лимиты доступа тоже действуют.
Сверяются названия и порядок исходных заголовков; регистр и лишние пробелы не мешают совпадению. Новые названия DOKIVO не сопоставляет по догадке. Для другого формата нужен отдельный сценарий.
4Результат
Получите данные вместе с объяснением результата
Нажмите «Сформировать общий XLSX» и скачайте книгу. На первом листе — включённые строки и их источники. На соседних — результаты каждого файла, исключения и проверки. Просмотрите замечания, прежде чем использовать значения в расчётах.
XLSXСпецификации — общая таблица.xlsxУчебный фрагмент
Спецификации4 строки данных
Исходный файл
Страница PDF
Строка в таблице
Наименование
Артикул
Количество
Цена
Поставка-12.pdf
1
2
Клапан
001742
12
490
Поставка-12.pdf
1
3
Фильтр
1743
4
2 180,50
Поставка-13.pdf
1
2
Клапан
001742
8
510
Поставка-13.pdf
1
3
Муфта
004210
6
325
Четыре строки из двух совместимых документов. Порядок товарных столбцов соответствует настройке выше. В полной книге также есть номер файла и таблицы в PDF.
Можно найти исходное значение
В полной книге указаны файл, страница PDF, таблица и строка. Проверки показывают противоречия по включённым правилам; исходные значения не исправляются.
Сначала скачайте, затем проверяйте
Готовый результат доступен на сервере до 15 минут после обработки. Повторное скачивание полученного файла доступно в открытой вкладке. Файлового архива в аккаунте нет.
В примере показаны подготовленные значения. Полная выгрузка включает пять листов; её состав зависит от ваших документов и правил. Совпадение схемы и успешная проверка не гарантируют правильность исходного документа.
Теперь — на ваших документах
Начните с одного образца. Проверьте выбранную таблицу и сохраните схему, прежде чем добавлять всю партию.
Несовместимый документ и замечания перечислены в книге. Они не исчезают из результата.
02 · Почему в общей таблице не все четыре PDF+
Схема этого примера
АртикулТекст
НаименованиеТекст
КоличествоЧисло
ЦенаЧисло
СуммаЧисло
Сначала задаём значение столбцов. Импортируйте готовую схему JSON: артикул и наименование остаются текстом; количество, цена и сумма читаются как числовые значения.
Затем проверяем совместимость. A, B и файл с противоречиями включены: всего 6 строк. PDF с переставленными столбцами исключён из сохранённого результата — без подтверждения соответствий смешивать поля нельзя.
В текущем инструменте соответствие изменённых столбцов можно подтвердить вручную. После этого состав новой выгрузки будет отличаться от опубликованного XLSX. Для точного повтора этого примера оставьте четвёртый формат исключённым.
03 · Два замечания, с которыми возвращаемся к PDF+
Значения из учебных PDF
Конфликт цен, ₽12,50 / 13,00
Сумма и расчёт, ₽21,70 / 21,75
Один артикул — две цены. У артикула 001234 проверка повторов нашла 12,50 и 13,00 ₽. Это повод уточнить цену у поставщика: инструмент не выбирает правильное значение за вас.
Сумма отличается от расчёта. В исходнике 21,70 ₽, произведение 3 × 7,25 — 21,75 ₽. Сначала проверьте исходник, округление и условия документа; замечание само по себе не доказывает ошибку поставщика.
На листе «Проверки» этой книги: 7 совпадений, 2 противоречия, 0 непроверенных связей. Это итог заданных проверок данного набора, а не гарантия правильности всех ячеек.
Проверьте и типы ячеек: ведущие нули в артикулах сохранены; «=1+1» записано текстом, а не исполняемой формулой. Исходные значения не исправлены автоматически.
04 · Повторите обработку сами
В инструменте выберите «Импортировать JSON». Добавьте PDF в порядке: A, B, другой порядок столбцов, противоречивые значения. Нажмите «Проверить партию» и «Сформировать общий XLSX». Сравните 6 строк и замечания с опубликованной книгой. Скачать инструкцию к файлам.
Для следующей совместимой партии используйте ту же схему. Она хранит настройки, а не рабочие документы: новые исходники нужно выбрать и проверить заново.
Настроим сверку заказа XLSX с цифровым PDF поставщика: ключи, столбцы и отчёт с проверяемыми расхождениями.
Что входит и как проверим работу+
Согласуем контрольный набор. До 10 пар и 500 строк суммарно, включая минимум 3 новых пары для приёмки. Вы задаёте правильный результат и допустимые отклонения.
Проверим результат. Сверим найденные и пропущенные различия с вашим эталоном. Проверим коды, числа, неоднозначности и адреса источников. Вы получите проверенный XLSX и протокол.
Передадим настройку сотруднику. Сохраним её в рабочем браузере, дадим инструкцию и проведём обучение до 45 минут. Проверим самостоятельный повтор на новом совместимом заказе.
Одна корректировка в рамках исходного формата в течение 7 календарных дней. Ориентир настройки — 2–3 рабочих дня после согласования исходников и эталона.
Настройки хранятся локально, без документов, и не синхронизируются между устройствами. Инструкция поможет восстановить их вручную. Сканы, замены артикулов, частичные поставки и интеграция с учётной системой оцениваются отдельно.
Настроим таблицу из цифровой PDF-спецификации: нужные столбцы, артикулы текстом, количество и цены для расчётов.
Что входит и как проверим работу+
Согласуем контрольный набор. До 10 документов и 500 строк суммарно, включая минимум 3 новых документа для приёмки. Вы задаёте правильный результат и допустимые отклонения.
Проверим результат. Сверим коды и выбранные числовые поля с исходниками. Зафиксируем пропуски и ручные исправления. Вы получите проверенный XLSX и протокол.
Передадим настройку сотруднику. Сохраним её в рабочем браузере, дадим инструкцию и проведём обучение до 30 минут. Проверим самостоятельный повтор на новом совместимом документе.
Одна корректировка в рамках исходного формата в течение 7 календарных дней. Ориентир настройки — 1–2 рабочих дня после согласования исходников и эталона.
Настройки хранятся локально, без документов, и не синхронизируются между устройствами. Инструкция поможет восстановить их вручную. Другие структуры PDF, сложные сканы и нестандартные преобразования оцениваются отдельно.
Сначала проверяем возможность. Готовая интеграция с вашей учётной системой не предполагается.
Услуга настройки оплачивается отдельно от доступа. Это тестовое предложение для одного формата и одного сотрудника. До заказа фиксируем состав, срок, итоговую сумму, налоговые условия и критерии приёмки. Предлагаем оплату после согласованной приёмки; дополнительные работы согласуются отдельно.
Доступ к инструментам
Оплата на выбранный срок, без автоматического продления. Отдельная корпоративная подписка для настройки не требуется.
Один аккаунт — один владелец. Устройства в тарифе не означают рабочие места для разных сотрудников. Размер задания и ограничения каждого инструмента сохраняются.
Общий доступ нескольких сотрудников, документы для организации и особые объёмы обсуждаются отдельно. Стоимость такой конфигурации появляется после согласования задачи; готовый корпоративный тариф здесь не обещается.
Автоматизация готовит данные и показывает исключения. Решение по расхождениям принимает специалист.
Границы точности+
Сканы, сложные объединённые ячейки, дубли и формулы требуют внимания. Проверьте выбранную таблицу, типы столбцов и спорные значения по исходнику. Неоднозначность не считается подтверждённым совпадением.
Файлы после обработки+
Обработка выполняется на сервере в изолированном окружении. DOKIVO не предоставляет файловое хранилище. Временные результаты доступны для повторного скачивания: сканер — до 15 минут, остальные задания — до 15 минут, OCR — до 30 минут после завершения. Повторный запрос не продлевает срок. Исходники и промежуточные файлы очищаются после обработки; готовый результат удаляется по сроку или при явном удалении задания. Порядок при ошибках и аварийной очистке описан на странице безопасности.
Что остаётся для следующего раза+
Сценарий спецификаций сохраняет схему выходных столбцов, а сверка заказа — соответствие столбцов между XLSX и PDF. Настройки остаются в этом браузере, без файлов и строк данных; между устройствами они автоматически не переносятся. В каждой новой сверке снова подтвердите валюту, НДС и единицы. Результат скачайте на свой компьютер. В личном кабинете доступны срок и лимиты вашего доступа.
Подойдёт ли ваш формат?
Начнём с вашей задачи: заказ XLSX и ответ поставщика в PDF либо однотипные PDF для сборки в Excel. Укажите примерный месячный объём и число сотрудников. Рабочие файлы к заявке прикладывать не нужно.
Бесплатно разберём один примерОдин обезличенный фрагмент до 2 страниц и 50 строк или показ документа на созвоне до 20 минут. Один раз на компанию. Способ передачи примера согласуем после обращения.
Предложим подходящий путьГотовый инструмент, настройка одного формата или отдельная доработка. До начала согласуем состав, срок, стоимость и критерии результата. Если формат не подходит, объясним ограничение.
Проверим результат и повторПри заказе настройки проверим XLSX по вашему эталону: дубли и непрочитанные значения выделены, коды и числа сверены. На новой паре или партии сотрудник самостоятельно повторит работу.
Первый разбор — без оплаты. Это проверка применимости, а не обработка всего архива. Состав настройки, срок, стоимость и участие команды согласуем отдельно. Услуги и самостоятельная работа описаны в стоимости выше.
Это прикладные сценарии внутри DOKIVO. На этой странице — возможности, примеры и условия. Кнопка «Открыть» переводит в рабочее пространство: там вы добавляете документы, задаёте правила и скачиваете результат. Общее устройство сайта и личный аккаунт сохраняются.
Можно сверить любые документы автоматически?+
Первая сверка рассчитана на заказ XLSX и одну выбранную таблицу из PDF поставщика. Сопоставление выполняется по выбранному ключу, например артикулу. Разные единицы, валюты, налоговая база, дубли и непроверенные значения требуют решения человека. Это не юридическое заключение и не автоматическое подтверждение переплаты.
Какие ограничения у сверки заказа?+
Заказ XLSX до 16 МиБ и PDF до 20 МиБ. Для извлечения выберите до 10 страниц PDF, затем одну таблицу. Сравниваются до 2 000 строк и до 32 столбцов. Проверьте охват до запуска: это сверка выбранных таблиц, а не всех разделов большого документа.
Сколько спецификаций можно собрать вместе?+
До 10 PDF, до 20 МиБ на файл и до 100 МиБ на партию. Схема применяется к таблицам с одинаковыми заголовками. Несовместимые таблицы и ошибки отмечаются отдельно; перед скачиванием виден состав частичного результата.
Работает ли с бумажными сканами?+
Для извлечения таблиц можно явно включить распознавание текста. Результат зависит от качества скана и структуры таблицы. Проверьте извлечённые значения по PDF, особенно артикулы, десятичные разделители и суммы.
Нужен ли отдельный тариф для бизнеса?+
Для самостоятельной работы подходит обычный доступ DOKIVO в пределах его квот и ограничений инструментов. Услуга настройки оплачивает дополнительный результат: согласованный формат, проверенный XLSX, настройку и инструкцию для сотрудника. Она не заменяет оплату доступа. Обычный аккаунт предназначен одному владельцу; условия для нескольких сотрудников обсуждаются отдельно. Автопродления нет; полный порядок — на странице тарифов.
Что если мой формат не пройдёт проверку?+
До заказа договоримся о контрольном наборе и критериях приёмки. Если штатная настройка их не проходит, покажем оставшиеся ошибки и ограничения. Дополнительная разработка и счёт за неё не возникают автоматически: сначала отдельно согласуем возможность, объём и цену.
Как повторить работу на следующей неделе?+
В сверке заказа сохраните соответствие столбцов. Добавьте новый XLSX и PDF, выберите сохранённый сценарий, прочитайте документы и примените настройки после проверки заголовков. Если структура изменилась, сопоставьте столбцы заново. Валюту, НДС и единицы подтвердите для каждой пары отдельно. После результата можно выбрать «Проверить следующую поставку»; сначала скачайте текущий отчёт. В сценариях спецификаций сохраните схему в этом браузере или экспортируйте её в JSON и примените к следующей партии PDF. Исходные документы и строки данных в настройках не сохраняются.
Что происходит после отправки запроса?+
После приёма сервером появится номер запроса. Данные нужны для разбора задачи и ответа на вашу почту; они хранятся до 90 дней. Если подтверждение не появилось из-за соединения, повторите отправку без изменения полей — повтор не создаёт вторую заявку.
Блог и обновления
Проверенные изменения DOKIVO: что стало удобнее и как проверяли результат.