Как проверить PDF группой: задачи, ответы и версии

Начните с конкретного результата

Два разных задания полезнее двух одинаковых «посмотри»

Представим, что вы готовите памятку для участников своего кружка. Документ уже набран в Word, но перед отправкой нужно проверить итоговый PDF. Общий вопрос: «Можно ли пользоваться памяткой без дополнительных объяснений?» Один человек проверяет понятность, другой — полноту. Автор сводит замечания и выпускает исправленную версию.

Это пример распределения задач, а не обязательные роли. Для учебного материала, семейной инструкции или совместного выпуска задайте свои требования. Важно, чтобы человек мог однозначно ответить на своё задание.

Как перейти от готового Word к проверке группой

1. Подготовьте PDF. Откройте «Word в PDF», выберите нужный режим и дождитесь результата. Проверьте страницы, шрифты и предупреждения. В готовом результате действие «Проверить группой» открывает форму с этим PDF без повторной конвертации. Уже готовый PDF можно выбрать в разделе групповых проверок.
2. Сформулируйте общий вопрос и 2–4 назначения. Для каждого укажите понятное обозначение и отдельное требование. Вопрос, назначения и их статусы видны всем участникам с действующим доступом; не вписывайте туда содержание документа, контакты или другие частные сведения.
3. Передайте каждому его приглашение и тот же PDF. DOKIVO создаёт отдельную секретную ссылку для каждого назначения. Файл отправьте привычным способом отдельно. Сервис не рассылает приглашения и не доставляет PDF получателям.
4. Получатель открывает ссылку и выбирает копию на своём устройстве. DOKIVO локально вычисляет отпечаток и сверяет его с текущей версией. При несовпадении нужно получить правильный файл у автора. Содержимое PDF для сверки и просмотра на сервер проверки не отправляется.
5. Каждый отвечает за своё назначение. Можно подтвердить результат или написать короткое замечание. Например: «Страница 3: увеличить изображение». Ответить по приглашению можно без регистрации; для возвращения к назначению через кабинет его можно сохранить в своём аккаунте.
6. Автор завершает круг проверки. Если есть замечания, он исправляет документ и добавляет новый PDF как следующую версию. Он передаёт новую копию участникам отдельно. Каждый заново проверяет своё требование; прежние подтверждения не заменяют ответы по новой версии.

Преобразование и совместная проверка работают по-разному. Word преобразуется в PDF на изолированном сервере DOKIVO. Исходник и промежуточные файлы очищаются после обработки; готовый PDF доступен для повторного скачивания до 15 минут после завершения, затем удаляется. Повторное скачивание не продлевает срок. Последующая групповая сверка и просмотр PDF выполняются локально и не отправляют его содержимое на сервер проверки.

Файл, выбранный для просмотра, находится в текущем браузере. После перезагрузки страницы его может потребоваться выбрать снова. Сохранённое назначение в кабинете не является сохранённой копией PDF.

Как понять, закончена ли проверка

Кто-то ещё не ответил

Проверка ожидает ответа. Чужое подтверждение не закрывает назначение за другого человека.

Есть хотя бы одно замечание

Нужны исправления. Остальные участники могут продолжить отвечать по этой версии, чтобы автор собрал замечания за один круг.

Все назначения подтвердили

Текущая версия подтверждена всеми назначениями. Это результат согласованной проверки по вашим требованиям.

Автор добавил новую версию

Ответы ожидаются заново. Старые ответы относятся к старой версии и доступны в ограниченной истории сведений до окончания срока проверки.

Общий результат нельзя считать электронной подписью, юридическим согласованием, экспертизой безопасности PDF или проверкой достоверности документа. Совпадение отпечатка означает совпадение файла. Оно не подтверждает его качество.

Кому видны ответы и что означает приглашение

Участники видят общий вопрос, обозначения и требования назначений, а также ход проверки. Текст замечания видят автор и участник, который его оставил. Это позволяет следить за общим результатом без общего чата с содержимым чужих замечаний.

Секретная ссылка даёт доступ к конкретному назначению и сама по себе не подтверждает личность человека. Передавайте её только выбранному получателю. Если ссылка попала не тому человеку, автор может отозвать доступ или выпустить новое приглашение. Для отозванного или истёкшего приглашения прежняя ссылка перестаёт работать.

Приглашение действует не более 7 дней и всегда в пределах общего срока проверки. Новое приглашение, ответ или новая версия не продлевают 30 дней от создания. Если доступ к назначению закончился, сохранённая запись в аккаунте не отменяет это ограничение.

Как узнать об ответе или новой версии

В аккаунте с подтверждённым email можно включить уведомления отдельно для нужной групповой проверки. По умолчанию они выключены. Автор может включить уведомление о появлении ответа; участник, сохранивший своё назначение в аккаунте, — о новой версии автора. Для гостя без аккаунта письма не предусмотрены.

Письмо нейтральное: в нём нет документа, имени файла, отпечатка, вопроса, замечаний или секретной ссылки приглашения. Оно ведёт к общему списку групповых проверок; для доступа нужно войти в свой аккаунт. Это уведомление об изменении, а не пересылка материалов и не рассылка приглашений.

Уведомления можно выключить. Они не продлевают проверку или доступ участника. Если письмо не пришло, актуальное состояние можно посмотреть в групповых проверках; доставка письма не является условием ответа.

Приглашаем авторов переводов, правил и памяток

Проверьте свой PDF вместе — с Pro на 90 дней

Готовите новый или обновлённый PDF к публикации в ближайшие две недели? Пригласите двух знакомых проверить разные стороны документа. Поможем провести первый круг и дадим автору и двум помощникам по 90 дней обычного Pro бесплатно. В первой волне планируем подключить 10 групп; участие согласуем в поддержке.

Ссылка откроет групповые проверки. Там после входа нажмите «Подать заявку на 90 дней Pro».

Личный доступ каждому

Три отдельных аккаунта, без общего пароля. Предоставим обычный Pro с действующими возможностями и лимитами; 90 дней отсчитываются с даты подключения каждого участника.

Без оплаты и автопродления

Карта не нужна, списаний не будет. Дату окончания сообщим при подключении. После пробного периода можно продолжить на бесплатном доступе.

Обратная связь по желанию

Можно рассказать, что помогло и где возникли сложности. Отзыв не является условием доступа; для публичного отзыва или рассказа о вашей работе отдельно попросим разрешение.

Как присоединиться

1. Опишите ближайшую задачу. В групповых проверках войдите в аккаунт и нажмите «Подать заявку на 90 дней Pro». Откроется редактируемый черновик обращения в поддержку. Достаточно вида документа, примерного срока публикации и того, готовы ли два знакомых помочь. Не присылайте PDF, имя файла, частные ссылки, содержание документа или контакты помощников.
2. Дождитесь ответа в том же обращении. Ничего не отправляется до нажатия «Отправить». Заявка не активирует Pro автоматически: обсудим задачу, согласуем участие и затем вручную подключим доступ каждому в его аккаунте.
3. Проведите настоящую проверку. Автор создаёт два задания и отдельно передаёт каждому его приглашение и PDF. Помощники отвечают по своим требованиям. При исправлениях автор добавляет новую версию и собирает ответы заново.

Совместная проверка доступна бесплатно и без заявки. Можно сразу нажать «Начать проверку группой». Получателю приглашения для ответа не нужны регистрация или Pro. Подарок расширяет возможности подготовки и обработки файлов по тарифу Pro.

При совместной проверке содержимое PDF не передаётся серверу: каждый открывает свою копию на устройстве. 90 дней Pro не продлевают сроки хранения или удаления файлов при обработке, 30-дневный срок сведений проверки и сроки приглашений.

Для переписки поддержки действуют её обычные правила конфиденциальности; срок проверки не является сроком хранения обращений. Заявка не оформляет подписку на рассылку и не даёт разрешения публиковать ваши материалы.